工作流程图

业务流程及质量要求

1、领取档案

（1）、操作规范

a、从甲方领取档案：由双方档案交接人员当面清点需要领取的档案案卷号、数量，并打印档案交接清册两份，双方签字确认后，各执一份。

b、做好收发记录表。

c、内部领取档案：加工过程中，操作人员必须在收发记录表上对所领取的档案签字并记录领取和归还时间。

（2）、质量要求

a、在与甲方交接档案的时候，一定要做到******无误，不允许出现缺档案和多档案的情况发生；

b、检查档案号是否重复，不要有重号和漏号的情况出现，以免对以后的工作造成影响；

c、内部人员在加工过程中领取档案要作好相应的记录，******随时都能知道某卷档案目前的加工状态和实物档案所在的位置。

2、前处理（包括拆档、裱糊等）

  （1）、操作规范：将原档案拆开，去钉等，并将其分成独立的页以便扫描；对有破损等情况的档案进行裱糊。

（2）、质量要求：要将档案中所有的金属物去除，档案要拆分成独立的页，不得有粘连的情况，以方便扫描。在拆档案的过程中要注意保护原始档案，不能在拆档案的过程当中对原档案造成人为的损坏；对已破损，装订边过小导致装订后会压字的，以及客户要求的其它需要裱糊的档案进行裱糊。裱糊前应检查卷内页码编写是否正确，如有错编、漏编的应返回重新编写；不损坏原载体和字迹及其他历史痕迹；档案的拆卷与装订要确保档案顺序与装订前一致，无漏页，反页，倒页等情况。

（3）、质量控制：前处理各工序的质量由扫描人员在扫描过程中进行监督，并由项目负责人员作不定期的抽查，发现问题及时责令相关人员改正，并将错误记录上报公司作相应的处罚，以控制其质量。

3、扫描

（1）、操作规范：扫描人员首先找到自己将要扫描的档案，并在收发记录表上找到对应的档案填写领取日期并签字，然后将所领档案用公司的单机扫描程序进行扫描。

  （2）、分辨率：案卷正文大于等于300dpi，封面大于等于300dpi，图片照片为300dpi。

针对红头文件和盖有公章的进行彩色扫描处理，彩色图像存储格式为：JPG，扫描出来的图片文件以档号命名，做到层次清晰、直观，图像文件以“0008.jpg”格式命名，并存放到本机硬盘。在扫描过程中，不要对原档案造成损坏；仔细检查扫描的档案是否有夹页，避免有漏扫或重扫的情况发生；并应根据不同的档案质量（字迹的清晰度）随时对扫描亮度、对比度以及图像尺寸进行调节，以确保扫描出来的图片字迹清晰，亮度合格，图像完整；扫描图像允许有一定的歪斜度，但不宜过大。

   （3）、质量控制：扫描图像的质量由质检人员对其进行全面监督，发现问题及时指正，并做好相应的记录报送本项目负责人。项目负责人责令其及时改正错误并根据公司的相关规定对其进行相应的处罚。

4、质检

（1）、操作规范：对已经完成扫描的档案电子图像使用公司的单机质检程序进行逐页的质量检查，包括页码、亮度、字迹的清晰度、分辨率、扫描格式等，质检后的成品数据保存到本地硬盘。

（2）、质量要求：质检人员在质检的时候，查仔细检查其页码是否正确，有无扫错页、扫漏页以及扫重页等情况；扫描的页面是否完整，亮度是否合格，字迹是否清晰以及分辨率是否为300DPI，扫描格式、文件命名格式是否达到客户要求。还要对扫描人员的各种错误作相应的记录，及时反馈给相关负责人和扫描人员，以便及时更正其错误，项目负责人也可以以此来了解本项目目前的运行状况，随时作出调整。

（3）质量控制：质检后的成品数据由项目负责人对其进行抽查，若发现问题及时通知相关人员，责令其改正。并做好相关记录上报公司，按公司的规章制度对相关人员进行重罚。

5、   OCR识别(根据单位或行业要求)

运用******的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别

6、综合、备份

   （1）、操作规范：将复核完成和扫描质检完成的数据用公司的单机综合程序综合到一起，形成独立的备份数据，成为***终的成品光盘数据。

（2）质量控制：复查人员要对每一卷成品数据里面的数据进行抽查，******成品数据盘的质量。并由项目负责人对数据盘进行质量抽查，若发现问题，及时通知相关责任人改正，并做好相关记录上报公司，按公司相关制度进行重罚。

7、挂接

（1）、操作规范：将质检的成品数据使用公司的识别程序，转换成文件相应命名格式，数据存储到本机硬盘里面。

（2）、批量挂接：挂接按照新标准使用批量挂接方式挂接。挂接后的数据能进行正常的阅读和利用。

8、装订还原

   （1）、操作规范：将数字化加工工作完成的原始档案按要求进行装订还原。

   （2）、质量要求：装订过程中，要注意对原始档案的保护。装订后要三孔一线，以左、下取齐，并检查有无掉页等情况。

（3）、质量控制：装订还原档案的质量由项目负责人或指定专人进行抽查，若发现问题，及时责令相关人员改正，并做好相关记录上报公司。按公司规章制度进行处罚。

9、   归还档案

（9）、操作规范：将数字化加工完成并装订还原好的档案清点数量，将档案搬运至甲方库房，按档案领取清单顺序归还给甲方。

   （2）、质量要求：我方档案交接人员先把需要归还的档案排序，清点数量，准备好档案交接清册与甲方交接人员进行档案交接工作。

（3）质量控制：双方分别清点归还档案数量，若双方清点数量一致方可在交接清册上签字确认归还，确保档案交接不会出现差错。

10、条形码张贴(法院档案要求)

（1）条形码为16位阿拉伯数字组合，其中前6位按《各级法院代字表》编码，后10位为档案编码。

（2）条形码大小规格为50mm×30mm，外观为白底黑色条纹。

（3）条形码横向居中加贴在卷宗上端位置，并预留2mm上边距，粘贴要牢固、美观。

（4）条形码进行流水编号，从“0000000001”号开始，一个档案编码对应单一的卷宗实体，不间断、不重复。如四川省******人民法院的起初档案条形码为5100000000000001。

（5）加贴条形码以卷为单位，每一卷档案实体加贴一条条形码，一卷一码。档案一个案件有多卷的，须分别加贴条形码。

（6）条形码编号一经分配，不得更改，保持案卷和编码的永远匹配性。

（7）当粘贴条形码的案卷出现移交、销毁、灭失等情况时，其相对应的条形码编号应空置不用，不得重新分配给其它案卷。

（8）条形码粘贴应根据法院档案在库房的实际排架顺序依次加贴，若因历史原因导致案号、档号有缺号的，条码顺序保持不变，不需预留编码。

          （9）法院库藏档案数字化工作中，条形码粘贴要在拆卷前完成。

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