一、声像档案归档说明

1、原则上由收集部门或形成部门移交归档，新闻宣传内容的声像档案集中由新闻宣传口收集归档；声像材料的归档时间，原则上在形成后随其它载体档案一起归档，特殊情况可适当延长。

2、归档的声像材料必须是原版件而非压缩件，并保证齐全完整。

3、归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，并由摄录人员编写简要的文字说明。

4、文字说明的要求：（1）准确揭示声像材料的内容。（2）对工程项目、科研课题等应标明其名称，并概括其主要特点，标明项目编码。（3）照片以自然张编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。时间、地点、内容、人物、背景、摄录者，时间用阿拉伯数字表示（4）录音带、录像带、磁盘、光盘等按保管单位编写说明。

5、各单位档案室要梳理声像档案的主要形成部门和相关责任人，要建立必要的归档控制措施，以防散失。

二、声像档案整理收集期限

（一）声像档案的整理、分类根据“企业文档管理中心”设置的模块要求提交归档，光盘依照年度流水号排列和编目，保证其系统、便于保管和利用

（二）分类与编号录音带、录像带、磁盘、光盘按全宗-分类号-年度-期限-件号（01-S-2010-02-0001）。同一内容分录几盘的应在著录标题上标明（4-1、4-2、4-3、4-4）的注明。

（三）声像档案的保管期限一般定为长期。

三、声像档案保管注意事项

1 声像档案入库前要进行质量检查，剔除损坏、污损件，有条件进行必要的技术处理。

2 声像档案应立放。磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场

3 对库存的声像档案应定期进行检查。不常用的录音带、录像带、影视胶带等至少一年重绕一次，对已污损的，要及时修补、复制、报损。

4 归档保存的声像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，并经主管领导审批，登记造册。

5 声像档案原版一般不得借出档案室，如有特殊需要，经主管领导批准后方可限期外借。利用率高的声像档案可制作复制件外借。

6 声像档案的保管条件按照国家标准要求，录音、录像带在温度18～24°C、相对湿度在40～60%；照片在温度14～24°C、相对湿度在37～67%；底片、胶片在温度13～15°C、相对湿度在35～45%的情况下保存。

声像档案制作与收集